מדוע קשה למצוא אדמינית איכותית?

איך אני מוצא מזכירה איכותית ? – או: למה אף אחת לא באמת רוצה לעבוד באדמינ' ?

כאשר בעל החברה מצליח לאייש בהצלחה מרובה את כל המשרות המקצועיות בעסק שלו, אך לא מצליח למצוא מישהי לאייש את עמדת הקבלה ותפקיד מנהלת המשרד.
מדוע זה קורה ? ומה ניתן לעשות ?

אז…
"בואי נהיה כנים", אמר לי רוני, הבעלים והמנכ"ל של חברת סטארטאפ קטנה בתחום האינטרנט ברמת החיל, "אין כזה דבר מזכיר מחלקה או מנהל משרד בשוק העיסקי. החוק מחייב את כולנו להתנסח בלשון שפונה לנשים וגברים כאחד, אבל אין כזה דבר". ואני נאלצתי להודות שהוא צודק. בכל 25 שנות עבודתי בתחום ההשמה בתפקידים אדמיניסטרטיביים, עם אלפי מועמדות לתפקידי האדמיניסטרציה השונים בכל הרמות (החל ממזכירת קבלה דרך מנהלת לשכת יו"ר או מנהלת אדמיניסטרציה בחברה של מאות עובדים ועד עוזרת אישית ופרסונאלית), את כל הפניות שהתקבלו מגברים ניתן לספור על כף יד אחת, ובאחת מהן הסתבר כי היתה למועמד אי הבנה בנוגע למהות התפקיד….

רוני, שהקים את החברה במו ידיו 6 שנים קודם לכן, הצליח לאייש בהצלחה מרובה 13 תפקידים – 7 מהנדסי פיתוח תוכנה, 2 אנשי IT, 3 גרפיקאים/ות, ואפילו מנהלת חשבונות. המזל גם שיחק לו עם מנהלת המשרד. שנתיים אחרי שפתח את החברה, היגיעה אליו יעל, בת של מכרים, שהיתה אחרי שחרור מהצבא. היא התחילה במשרה חלקית כמזכירת קבלה, ועם הזמן 'גדלה' לתוך תפקיד מנהלת המשרד. מפעם לפעם, ביוזמתה האישית, היתה לוקחת אחריות על תחום חדש, משתלטת עליו ומתמחה בו. היקף המשרה התרחב, ויעל, אשר גדלה בהדרגה עם העסק והכירה כל פן שלו לפני ולפנים, ניהלה את העניינים ביעילות וביסודיות. אחרי שנתיים החליטה יעל שהיגיע זמנה ללכת ללמוד. היא התקבלה לאוניברסיטת תל אביב, נתנה לרוני חודשיים התראה, וסיימה את עבודתה.מאז התחלפו בחברה של רוני 6 (!) מנהלות משרד בפרק זמן של שנה וחצי.

רוני הוא לא היחיד שמתמודד עם בעייה כאובה זו. אלפי מעסיקים נתקלים בבעייה הזו מחדש בכל גיוס אדמיניסטרטיבי – כיון שהקושי מתחיל מבסיס מהות התפקיד.
בניגוד למה שמקובל בארצות הברית ובמדינות אירופה, שם המשרה המזכירותית-אדמיניסטרטיבית נחשבת מכובדת, כאן בארץ, בתרבות הישראלית, אשר שורשיה נטועים עמוק בשירות הצבאי, נתפס התפקיד המזכירותי כנחות. זהו תפקיד אותו תעשה חיילת (חיילת, לא חייל) כברירת מחדל, ורק אם אין לה הכישורים והרמה הנדרשים לבצע תפקיד 'מקצועי' אחר. כפועל יוצא, לאחר השיחרור, וגם לאחר לימודים אקדמאיים, מעט מאוד נשים בעלות יכולות מגיעות לתפקידים מן הסוג הזה כבחירה בקריירה. רובן פשוט 'מתגלגלות' אליו, כפי שקרה ליעל בעבודתה אצל רוני.
במקביל, חרוט התפקיד המזכירותי-אדמיניסטרטיבי בתודעה החברתית ככזה שאינו דורש כישורים מיוחדים. "לא צריך ללכת לאוניברסיטה כדי לענות לטלפון או לקבוע פגישה" אמר לי פעם סמנכ"ל כספים ותיק, שותף בכיר בחברת השקעות. והוא צודק. את מה שעוזרת אדמיניסטרטיבית טובה צריכה להיות מסוגלת לעשות – לא ניתן ללמוד בשום מקום. אבל אוסף התכונות הנדרש, זה שמבדיל בין מישהי שיודעת לקבוע פגישות לבין מישהי שיודעת "לנהל" את זמנו של האדם לו היא נותנת שירות – הוא נדיר ואיכותי.
באמת אין צורך, ואפילו בלתי אפשרי לרכוש את הכישורים הנדרשים במוסד אקדמי, אבל זהו מקצוע שבהחלט יש צורך ללמוד אותו OJT (On the Job Training), ושוק העבודה מוצף בנשים שחושבות שאת העיסוק הזה לא צריך ללמוד בכלל ומבקשות לעשות 'הסבה' באמצע החיים. רק מישהי שמעולם לא ביצעה תפקיד כזה, יכולה לחשוב שכל מה שהיא צריכה זה לדעת איך לענות או להשיג מישהו בטלפון, לקבוע פגישה או להכין מצגת, בכדי להיות מזכירת מנכ"ל.
את הנושא הכאוב ביותר המחיש לי היטב דן, עו"ד ותיק, שותף בכיר במשרד עורכי דין בתחום המסחרי. נפגשתי איתו בכדי להבין טוב יותר את הדינמיקה של הפעילות ואת הצרכים שלו. את הפרופיל של העובדת שהוא רוצה הוא הגדיר כך: זמינה למשרה מלאה, א'-ה' 9-18, וגם גמישה לשעות עבודה נוספות כשיש לחץ או פגישה חשובה, מישהי זריזה, יעילה, תקתקנית, מאוד מסודרת, שיודעת לנהל יומן פגישות עמוס ומורכב שכולל פגישות רבות משתתפים, שיכולה גם לנהל את המנקה וגם לדבר עם לקוחות מאוד חשובים בגובה העיניים. מישהי מנוסה, עם ניסיון במשרדי עורכי דין, בעלת יציבות תעסוקתית ולא מחליפה מקום עבודה כל שנה-שנתיים, שמבינה את המהות של העסק, מישהי איכפתית, דיסקרטית, שמזדהה עם מקום העבודה שלה ומתנהגת כאילו שהעסק שייך לאבא שלה (רשימה צנועה…).
לשאלתי, מה הטווח השכר אותו מעוניין לשלם לעובדת במשרה הזו ענה: "10,000 ברוטו. הרי בסך הכל מדובר בתפקיד של מזכירה". הוא הסביר לי שלא הגיוני שמזכירה תרוויח יותר מהמתמחים במשרד, שסיימו 4 שנות לימודי משפטים. אני טענתי שההשוואה לא רלוונטית – מתמחה הוא עובד אשר מסתפק בשכר שהוא נמוך באופן משמעותי כיון שהוא בעקרון 'משלם' על הזכות להחשף לתחום המקצועי בו הוא מתמחה, ללמוד ולצבור בו ניסיון, בעוד המזכירה מצופה להגיע עם כל מה שצריך על מנת לתת את השירות הנדרש. היא אינה 'מרוויחה' ידע מקצועי כמו המתמחה. כמו עו"ד מנוסה – היא מעניקה שירות שעושה שימוש בכישורים ובניסיון שכבר יש בידיה. כמו שאמרתי לדן – המזכירה אינה מייצרת הכנסות ולא משלמים עבור הידע האקדמי שרכשה בלימודים. למזכירה משלמים עבור הניסיון, אבל בעיקר עבור האיכויות שהיא מביאה איתה שבעזרתן היא חוסכת לעובדים המקצועיים זמן יקר מפז.

השילוב הזה, של שכר נמוך, אל מול דרישות גבוהות (לעיתים, מאוד גבוהות) במקביל למיקום בתחתית הסולם החברתי של העסק במרבית הסקטורים בשוק, יצר דינמיקה בה עם השנים הלכו ונעלמו בהדרגה מן השוק מחפשות עבודה במקצוע הזה.
ב- 2020 משהיגיעה הקורונה, עם כל השפעותיה על שוק העבודה, נעלם מן השוק בתוך פחות משנתיים אחוז ניכר מן העובדות האיכותיות שהיו בתחום הזה. הן הלכו לחפש עבודה מעניינת יותר ומתגמלת יותר, מותירות מאחוריהן חלל ענק שרוב המעסיקים אינם מצליחים למלא ☹ כיום, כמעט ולא ניתן למצוא בנות צעירות איכותיות אחרי צבא או אחרי תואר שמעוניינות לעסוק במקצוע הזה, וממילא מאופיין "הדור הזה" בחוסר יציבות תעסוקתית.

נשים מעט בוגרות יותר, שהן כבר בעלות משפחה, אינן מעוניינות במשרה מלאה, וממילא מי שבוחרת בעיסוק הזה אינה רואה בו מסלול קריירה אשר מצדיק שעות עבודה שנוגסות בחיי המשפחה. רובן אינן מעוניינות לעבוד יותר מ- 7-8 שעות ביום, אינן זמינות לעבוד אחרי השעה 16, אינן מוכנות לנסוע יותר מ- 20 דקות לעבודה בבוקר, ומצפות לשכר שמשקף את תרומתן המהותית להתנהלות העסק.
ואילו הבודדות, המצויינות, אשר כן בחרו במקצוע הזה כקריירה ומוקדשות לו, מעוניינות בתפקיד אדמיניסטרטיבי בכיר, וטווחי השכר המקובלים בשוק עבורן, לא היו מביישים עורך דין או אדריכל עם 5 שנות ניסיון.

אז מה עושים? למצוא אדמינית טובה זה כמו לזכות בפיס – צריך יותר מזל משכל. ויש כאלה שיש להם מזל.
לאלה שאין להם את הזמן להמתין למזל שיתדפק על דלפק הקבלה, אני ממליצה לייצר פרופיל משרה שפוגש את העדפות השוק. היקף המשרה המומלץ הוא עד 7-8 שעות ביום לכל היותר, וניתן גם לשלב ימים קצרים וארוכים – מומלץ, לא יותר מ- 2 ימים ארוכים בשבוע. ולמי שזקוק לייעוץ בנושא הזה – ניתן לפנות אלי דרך הלינק לפניות מעסיקים באתר.
זהו שירות שאני מציעה בחינם וללא כל מחוייבות כבר 25 שנה.

יובהר כי הכתוב במאמר זה משקף את דעתה של הכותבת בלבד ולא נועד לשמש תחליף לייעוץ מכל סוג שהוא.
כל המסתמך על המידע בכל דרך שהיא עושה זאת על אחריותו בלבד.