איך עושים ראיון עבודה

איך עושים ראיון עבודה ?

 אחרי שסיימנו את תהליך סינון ומיון קורות החיים נעבור לשלב הראיונות

מהו ראיון עבודה

ראיון עבודה הינו שיחה בין אדם המחפש עובד (בעלים בעסק/מנהל או מגייס באירגון) לבין אדם המועמד להשתלב כעובד באירגון.

אז איך מראיינים עובד פוטנציאלי – שיחה כזו יכולה להתבצע טלפונית, במפגש וירטואלי (כמו זום) או במפגש פנים אל פנים. כמובן שככל שהמפגש יותר אישי ומתרחש במקום, באופן פיזי, נדרש יותר מאמץ מצידו של המרואיין להגיע למקום, יחד עם זאת מפגש כזה מאפשר קבלת יותר מידע בנוגע לאופן בו מתנהל המרואיין, ומספק יותר מידע שמתקבל משפת הגוף וממגע בינאישי, ומצד שני מאפשר למרואיין ללמוד יותר גם על האירגון וסביבת העבודה.

ראיון עבודה איכותי דורש הכנה יסודית מראש, מיומנות, ניסיון, ותשומת לב לכל מה שנאמר, למה שלא נאמר, ולשפת הגוף שמלווה כל שלב. חשוב לזכור שראיון שאינו איכותי עלול להסתיים בטעות של אי גיוס אדם (נקראת: טעות מסוג שלילי שגוי) שהיה יכול להתאים לתפקיד, או חמור יותר – גיוס אדם לא מתאים לתפקיד (נקראת: טעות מסוג חיובי שגוי).

 

מטרות ראיון העבודה

המטרה המרכזית של ראיון העבודה הינה לבחון התאמה בין המרואיין (כישוריו, יכולותיו, אישיותו, שאיפותיו והמוטיבציות שלו) לבין התפקיד (תכולת המשימות, אופי התפקיד, ממשקי העבודה וכו') והאירגון (גודלו, המבנה האירגוני והתרבות האירגונית שלו). התאמה זו היא קריטית להצלחתו של העסק בגיוס עובדים מתאימים לאורך זמן.

לצורך כך יש לוודא כי במהלך הראיון ניתן:

1. לאפשר למראיין להתרשם מהמועמד ולקבל עליו כמה שיותר מידע
2. לאפשר למרואיין לקבל כמה שיותר מידע על התפקיד, המנהלים והאירגון.

חשוב מאוד לזכור כי גם המרואיין בוחר אתכם. אמנם אתם אלה שמנהלים ומובילים את השיח, אך יש להקפיד שיהיה מכבד ולתת מקום גם לשאלותיו ובקשותיו של המרואיין. יש להגיע בזמן לראיון, לנהל אותו בכבוד, לתת תחושה של מתן הזדמנות, ולייצר אוירה פתוחה ופחות מלחיצה, בכדי לתת למרואיין להראות לנו את מיטבו.

 

הימנעות מאפליה

בשלב הריאיון, מומלץ מאוד לרענן את ההיכרות עם החוקים הקשורים באפליה בגיוס עובדים.

אפליה בלתי חוקית עלולה להיווצר במקומות שבהם יכול להיראות לכם לגיטימי לחלוטין לפסול מועמדים, כגון פסילת מועמדת בשל העובדה שיש לה ילדים והחשש, מוצדק ככל שיהיה, שהיא תישאר בבית עם ילדים חולים, או פסילת מועמד כיון שבחר שלא לשרת בצה"ל, או כיון שהצהיר שאינו מוכן לעבוד ביום המנוחה שלו מסיבות דת.

 

איך לבצע ראיון עבודה – התהליך

כיון שהראיון במפגש פנים אל פנים דורש מן המרואיין הגעה למקום, מהמראיין יותר משאבי זמן, ומשניהם לוודא כי הם ייצוגיים, מומלץ לבצע תהליך הדרגתי.

• איך עושים ראיון טלפוני:

לאחר שעברנו ביסודיות על קורות החיים יש להכין רשימת שאלות שנרצה לבדוק עם המרואיין, כמו גם את המידע הרלוונטי, בכדי שניתן יהיה גם לענות על שאלותיו בנוגע לתפקיד ולאירגון.

זהו ראיון שניתן לבצע אותו באופן ספונטני. ניתן להתקשר למרואיין ולבדוק האם המועד מתאים לו לשיחה של כמה דקות. אם לא, ניתן לתאם מועד קרוב לשיחה כזו. חשוב שהשיחה תתקיים במועד שהוא נוח גם למרואיין.

מומלץ להתחיל בהצגה עצמית, בהצגת האירגון ובהצגת התפקיד אליו הגיש המרואיין את מועמדותו.

את הראיון מומלץ להגביל לעד כ-15 דקות, חשוב לרשום כל פרט משמעותי בתשובותיו של המרואיין ואת התרשמותנו האישית ממנו.

נקודות שנרצה לבדוק:

• האם המרואיין מודע למיקום הגיאוגרפי של המשרה וחש בנוח עם הגעה למקום כנדרש.
• האם המרואיין מודע להיקף הזמנים ושעות העבודה הנדרשות וחש כי יוכל לעמוד בדרישות האלה
• האם המרואיין מודע לתכולת התפקיד ומעוניין בה. זו הזדמנות לספר למועמד גם על האירגון.
• מה הן ציפיות השכר של המרואיין והאם הן עולות בקנה אחד עם טווח השכר שהוגדר.
• במהלך השיחה כדאי לנסות להתרשם מאופיו וסיגנון התנהלותו של המועמד, על מנת לאמוד את התאמתו לאירגון

במקביל לכך, מומלץ לשים לב באילו תחומים ונושאים מתמקדות שאלותיו של המרואיין, וחשוב לתת להם מענה רלוונטי.

בשלב זה יש לקבל החלטה האם מתקדמים בתהליך, ואם כן, האם לראיון וירטואלי או פרונטלי. הבחירה בינהם תהיה תלוייה במידת הביטחון כי מדובר במועמד מתאים (ניתן להעדיף פרונטלי) ומאידך, במידת הטירחה הנדרשת ממרואיין להגיע לראיון פרונטלי (ניתן להעדיף ראיון ויטואלי קודם).

• איך מבצעים ראיון וירטואלי:

יש לוודא כי למרואיין גישה לטכנולוגיה בה יתבצע הראיון (zoom, Teams וכו'). שיחת וידאו ב- WhatsApp פחות מומלצת, כיון שאיננה 'נקייה' מהפרעות של הודעות ושיחות נכנסות.

כמו כן יש לוודא ששני הצדדים נמצאים בחדר סגור וללא הפרעות, והמכשיר ממנו מתבצעת השיחה מונח בצורה יציבה על משטח ולא מוחזק ביד.

במהלך הראיון ניתן לחזור בקצרה על הנקודות שעלו במהלך הראיון הטלפוני ולהעמיק בנקודות כגון ההיסטוריה התעסוקתית של המרואיין, סיבות לעזיבת מקומות עבודה קודמים, סטטוס תעסוקתי נוכחי וזמינות לתחילת עבודה, עניין בתפקיד המוצע ובעולמות התוכן של החברה והתפקיד, ורמת הידע והכישורים הנידרשים.

בשלב זה יש לקבל החלטה האם מתקדמים בתהליך, ולעדכן את המרואיין בשלב הבא.

• איך מבצעים ראיון פרונטלי:

יש לוודא עם המרואיין כי באפשרותו להגיע למיקום משרדי העסק, ולהשתדל עד כמה שניתן להתחשב במגבלות זמן ההגעה שלו בקביעת מועד הראיון.

חשוב לוודא כי המרואיין מקבל בכתב (מייל או הודעה) את כל המידע הנדרש לו להגעה – כתובת, הוראות חנייה, הוראות כניסה, למי עליו לפנות, ומספר טלפון אליו יוכל להתקשר במקרה של בעייה בהגעה.

לקראת הראיון מומלץ להתכונן – לעבור שוב על קורות חייו של המרואיין ולהכין רשימה מאוד מפורטת ומסודרת כרונולוגית של כל השאלות שנרצה לשאול, הנקודות שנרצה לגעת בהן, והתכונות שנרצה להתרשם מהן.

כדאי להכין טופס בו יש מקום לרשום הערות בנוגע לכל נושא או שאלה, על מנת לחסוך בכתיבה מרובה ולוודא שאכן נרשמות כל ההתרשמויות תוך כדי הראיון.

במקרה בו בוחנים את מועמדותם של מספר מרואיינים לתפקיד, מומלץ להכין רשימה של שאלות זהות שתסייענה לעשות השוואה בנוגע למידת התאמתם של המרואיינים בפרמטרים שונים. ניתן גם להכניס רשימה זו לטבלה השוואתית.

יש להקפיד על לוחות הזמנים שנקבעו ולא לגרום למועמד להמתין פרק זמן ארוך או שלא לצורך. זיכרו – האופן בו אנו מתייחסים למרואיין משקף את הלך הרוח והתרבות האירגונית. מומלץ לקבל את פניו של המרואיין בסבר נעים, להציע לו לשתות, לדרוש בשלומו, ולהתחיל בכמה משפטי small talk.

• ניתן להתחיל בהצגת עצמינו, בהצגת האירגון בקצרה, ובהצגת התפקיד באופן כללי בלבד, על מנת שלא לאפשר מצב בו מרואיין נותן תשובות מותאמות במדוייק לפרופיל התפקיד. טעות שמראיינים נופלים בה לעיתים, היא היסחפות והקדשת מרבית הזמן בהצגה זו. חשוב לזכור שעד כמה שלעיתים מפתה 'למכור' את עצמינו או את האירגון, הרי שהשלב הזה אינו מספק עבורינו מידע על המרואיין.
• לאחר מכן, נשאל את המרואיין את השאלות שהכננו לפני הראיון. הן יכולות להיות מקצועיות, אישיותיות, בנושאי השכלה, היסטוריה תעסוקתית, ידע ומיומנויות, העדפות, יחסי אנוש, וכישורים אישיים וריגשיים, ומכוונות ללמוד כמה שיותר על המרואיין והתאמתו הפוטנציאלית לאירגון ולתפקיד.

מספר דוגמאות מעשיות:

1. יציבות תעסוקתית – נשאל את המרואיין בנוגע להיסטוריה התעסוקתית שלו, וסיבות שבגללן סיים את עבודתו במקומות האחרונים בהם עבד. אפשר לשאול את המועמד בנוגע לתוכניותיו העתידיות וטווח הזמן בו היה רוצה להיות במקום עבודתו הבא. חשוב לזכור שמרואיינים עלולים לענות את התשובה ה'נכונה' ולאו דווקא האמיתית.
2. העדפות מקצועיות – בכדי לקבל תשובות שהן פחות מוכוונות לפרופיל התפקיד, מומלץ להימנע מלשאול את המרואיין האם הוא מעוניין בתפקיד כפי שתואר. במקום זאת, ניתן לו שתי אופציות ונבקש שיגדיר את העדפתו בינהן. לדוגמא: האם תעדיף מנהל שינחה אותך בכל צעד ובכל פעולה, או מנהל שיתן לך הנחיות פעם אחת ויתן לך את העצמאות לבצע כראות עיניך?
3. רמת ידע או מיומנות – נוכל לבקש מהמרואיין לדרג את הידע או המיומנות שלו בתחום ספציפי בהשוואה לאנשים אחרים – ידע בסיסי, ידע ממוצע, מעל למומוצע, מומחה בתחום… ולתת דוגמא.
4. שאלות אישיותיות פתוחות – אמנם נפוץ ואף נדוש לשאול את המרואיין בנוגע לתכונות חיוביות ושליליות, ולכן מרואיינים רבים מגיעים כבר עם תשובות מוכנות מראש, אך ניתן להעמיק על ידי בקשת דוגמאות לתכונות חיוביות, וגם לתכונה שלילית. בעדינות אך בהתמדה, לא ניתן למרואיין להתחמק כאשר הוא עושה שימוש בסיסמאות שנשמעות ריקות, או בתכונות שליליות שהן בעצם חיוביות ("אני לוקח את העבודה יותר מידי ברצינות ויותר מידי ללב…")

• ניתן להוסיף לראיון חלק פתוח, בו נבקש מהמרואיין לספר לנו באופן פתוח וחופשי על עצמו, על שאיפותיו, ועל תוכניותיו.

 

כיצד לראיין מועמדים לעבודה – נקודות שיש לשים אליהן לב:

1. במהלך כל המענה על שאלות, יש להעניק תשומת לב במיוחד לשפת הגוף של המרואיין, אשר יכולה לתת אינדיקציות בנוגע לאישיותו, תחושותיו בנושאים שונים ומידת כנותו.
2. מומלץ לנסח את השאלות בסיגנון הפתוח ביותר שניתן. לדוגמא: במקום לשאול: אהבת את התפקיד האחרון שלך? ניתן לשאול: איך חשת בנוגע לתפקיד האחרון שלך ? או – מה אהבת יותר ומה פחות בתפקידך ?
3. כדאי להימנע מהכוונה או שיפוטיות על מנת לקבל את התשובות האמיתיות ביותר שניתן ולא את מה שהמרואיין חושב שהמראיין רוצה לשמוע ממנו.

 

איך לראיין מועמד לעבודה – הטיות שיש להימנע מהן

אמנם מובן שתהליך הראיון כולו אינו מדע מדוייק, והתרשמותו של המראיין מן המרואיין הינה לחלוטין סובייקטיבית, ובכל זאת, כדאי להיות מודעים בכדי לנסות להימנע עד כמה שניתן, או לצמצם עד כמה שניתן השפעות של הטיות שונות.

1. רושם ראשוני: זוהי הנטייה הרווחת לקבוע את ההתרשמות וההערכה הכללית שלנו ממרואיין, על סמך הרושם הראשוני שנוצר אצלינו ממש במהלך הדקות הראשונות למפגש. לדוגמא: המרואיין איחר בכמה דקות. לאחר כן, מאוד נתקשה לשנות את דעתינו, גם אם בהמשך הראיון עולות נקודות שאינן תואמות את הרושם הראשוני שנוצר.
2. אפקט ההילה: זו הנטייה לתת למאפיין בולט אחד בלבד להשפיע על ההערכה הכוללת של המרואיין לחיוב, לדוגמא: מרואיין ששירת ביחידה מובחרת, או לשלילה, לדוגמא: מרואיין בעל מראה לא אטרקטיבי.
3. אפקט הדימיון: זוהי נטייה לחוש תחושות חיוביות כלפי מרואיין שיש לו עימנו מן המשותף, לדוגמא: אותו תחביב, שירות באותה היחידה, מגיע מאותו המקום בארץ, ואף תחושות שליליות כלפי מרואיין שהוא שונה מאיתנו, לדוגמא: אוהד את קבוצת הספורט היריבה.
4. סטריאוטיפיזציה: זו הנטייה לייחס למרואיין תכונות ספציפיות, עקב השתייכותו לקבוצת אוכלוסיה מסויימת לדוגמא, אנשים ממוצא מסויים שנחשבים כלא ישרים, אנשים במצב משפחתי מסויים אשר נחשבים כבעלי סדרי עדיפויות שונים.

 

לסיכום

לבסוף, נתאר את התפקיד ואת הפרמטרים הרלוונטיים לו, ונאפשר למרואיין לשאול שאלות אם יש לו. גם מן השלב הזה ניתן ללמוד על המרואיין, סידרי העדיפויות שלו וסיגנונו הבינאישי.

 

בשלב זה ניתן לסכם את תהליך הראיון ולהסביר למרואיין כיצד מתוכנן להתבצע המשך התהליך ובאילו לוחות זמנים.

גם במקרה שהרגשנו שהמרואיין אינו מתאים, מומלץ לתת לו תשובה שלילית רק לאחר כמה ימים, בכדי לתת לו את התחושה כי היתה התייחסות רצינית אליו ולראיון.

 

אחרי שעברנו את כל השלבים האלה, נשאל האם ישנו צורך לבחון מיומנויות ספציפיות ואיך לבדוק ממליצים