איך בחרתי שוב את המזכירה הלא מתאימה ? – או: שבעת המינים (של תפקידי אדמיניסטרציה)
כאשר בעל החברה מצליח לאייש בהצלחה מרובה את כל המשרות המקצועיות בעסק שלו, אך מגלה שמי שבחר לתפקיד מנהלת המשרד אינה מתאימה…
מה גורם לטעות ? כיצד ניתן להמנע ממנה ?
רונה היא מייסדת ושותפה בכירה בחברת ייעוץ אסטרטגי. היא מעסיקה 10 עובדים בתחומי הכלכלה והאסטרטגיה וכולם הולכים איתה כברת דרך של שנים. היא פנתה אלי אחרי הכשלון השלישי במציאת מנהלת משרד מתאימה.
נפגשתי עם רונה לשיחת היכרות ובתוך מספר דקות צף הגורם לבחירות המוטעות – רונה אינה מבחין בין תפקידי האדמיניסטרציה.
למרבה המזל זו אינה מגבלה גנטית כמו עיוורון צבעים, היא נובעת מחוסר הידע ששורה בקרב הציבור בנוגע לתחומי העיסוק השונים בתפקידי אדמיניסטרציה 😊
הכל מתחיל מן התפיסה שהמשימות הכלולות בתפקיד שהוא מזכירותי- אדמיניסטרטיבי באופיו, הן פשוטות, וברובן אף בנאליות ולכן ניתן לאחד אותן תחת אותה מטריה. הדיעה הרווחת בשוק העבודה היא שכל מי שיכולה לענות לטלפון, לקבוע פגישה, להזמין כרטיסי טיסה ולהכין מצגת בפאאור פוינט יכולה להיות מזכירת מנכ"ל, וכל מי שיש לה ניסיון בניהול מו"מ בעת רכישת מדפסת, יכולה להיות מנהלת אדמיניסטרטיבית. הגישה הזו באה לידי ביטוי אצל המעסיקים בחוסר מודעות לטווח המשימות הנדרש בתפקיד, אך גם אצל נשים רבות אשר מגיעות מתחומי עיסוק שונים לחלוטין ומציעות את עצמן לתפקידים מן הסוג הזה ללא שום רקע בתחום, רק כיון שהתפקיד נראה לא קשה מידי ומתאים מבחינת המיקום ושעות העבודה.
על כל אלה נוסף הפן הקריטי של ההתאמה לאופייה של החברה ולתרבות האירגונית. במקצועות רבים עולה יכולת הביצוע המקצועי בחשיבותה על כל פרמטר אחר. בתפקידי אדמיניסטרציה רמת הצלחתה של העובדת תיקבע מעל ומעבר לכל על ידי – התאמתה האישית לסביבת העבודה, הקשר שהיא מצליחה ליצור ולקיים עם האנשים סביבה, ורמת האימון שרוכשים לה מעסיקיה.
המלצות למעסיק.ה לייעול החיפוש אחר עובד.ת בתפקיד אדמיניסטרציה:
- מומלץ מאוד 'לקרוא לתפקיד בשמו' – ניסיון להאדיר את הגדרת התפקיד יגרור פנייה של מועמדות בעלות ניסיון רב יותר, אשר מצפות לרמת אחריות גבוהה יותר ולשכר גבוה יותר.
יש לזכור שבתוך התחום המזכירותי-אדמיניסטרטיבי יש מגוון רחב של תפקידים, או התמחויות.
להלן הגדרות ל-7 תפקידים מזכירותיים-אדמיסטרטיביים שונים:
- פקידה – בדרך כלל מתייחס לתפקיד זוטר מאוד של עבודה עם ניירת או בקבלת קהל. הקונוטציה היא של תפקיד שהוא בדרג נמוך יותר ממזכירה.
- מזכירת קבלה – מזכירה אשר מיקום ישיבתה בעמדה הראשית של החברה. בדרך כלל התפקיד כולל מענה טלפוני (סוג של מרכזיה), מענה לדלת וקבלת אורחים, ומשימות כלליות של החברה.
- מזכירת מנהל בכיר – מזכירה אשר תפקידה לתת שירות לאדם אחד או מס' מצומצם של אנשים. בדרך כלל כולל טלפונים, קביעת פגישות, תיאומי נסיעות, סיוע באירגון חומר מקצועי וכיוצב'. דרג המזכירה ייקבע בהתאם לדרג המנהל.
- עוזרת אדמיניסטרטיבית – בדרך כלל מתייחס לתפקיד שהוא פחות מזכירותי (טלפונים ותיאומי לו"ז ויומן) ויותר תפעולי / מקצועי (עבודה שוטפת מול ספקים, אירגון וריכוז מידע אשר קשור בניהול המשרד או החברה).
- מזכירת קבלה/מ' משרד/מ' מנכ"ל – תפקיד משולב שהוא קלאסי למשרדים/חברות קטנים שבהם אין הצדקה ליותר מפונקציה אדמיניסטרטיבית אחת. אותה העובדת תשב בקבלה ותענה על טלפונים, תנהל את המשימות הכרוכות בעבודה מול הספקים והתנהלות המשרד, ותסייע למנהל.ת/בעלים בתיאומי לו"ז כמו גם במגע ישיר עם הלקוחות.
- עוזרת אישית – בדרך כלל מתייחס לתפקיד בו נדרשת בעיקר עזרה מקצועית למנהל.ת בכיר.ה. לעיתים נעשה שימוש באותו השם גם לתפקיד שבו מטפלת העוזרת בכל תחומי חייו.ה הפרטיים של המנהל.ת (בנקים, סידורים, סיוע לבני המשפחה וכו').
- מ' משרד / מ' אדמיניטרטיבית – תפקיד שכולל עיסוק בהתנהלות המקום (עבודה מול ספקים, ניהול שוטף של המשרדים, רכש – ציוד משרדי, ניהול חוזם מול ספקי טלפוניה ורכב וכדומה). בדרך כלל נעשה שימוש בהגדרה מנהלת אדמיניסטרטיבית לאותו התפקיד במקומות עבודה גדולים יותר.
וכמובן שקיימים תפקידי אדמיניסטרציה נוספים ושהגבולות בין ההגדרות השונות נוטים להיות מטושטשים ולא ברורים. בשל כך אין תמיד הסכמה בנושא, ולכן כל כך חשוב לפרט עד כמה שאפשר את המשימות הנדרשות בתפקיד.
נקודות להתייחסות בראיון ומשמעויות בדיקת ממליצים – במאמר נפרד…
בינתיים, שיהיה בהצלחה !!!
