עם קבלת החלטה על מועמד ראוי שעבר מיונים וממליצים עדיין לא הסתיים התהליך…

איך לעקוב אחר התהליך

ניהול של תהליך גיוס לא תמיד עובד באופן לינארי. כלומר, באותה נקודה בזמן, מועמדים שונים יכולים להיות בשלבים שונים של התהליך, ובכך לייצר תחושה של עומס, בילבול ואפילו אובדן שליטה על התהליך.

ככל שניתן, רצוי לשלב בתהליך כמה שיותר אוטומציה. מערכות אוטומאטיות יודעות לסנן קורות חיים, לתעד כל שלב בתהליך, לסייע במעקב והשוואה, לשלוח הודעות עידכון למועמדים ואפילו לבצע ראיונות ראשוניים בעזרת צ'ט בוט.

כשעלות כלים מן הסוג הזה הינה גבוהה מידי עבור עסק קטן, מומלץ לעשות שימוש (חינמי) בטבלאות אקסל.  

כדאי לייצר טבלה מפורטת עד כמה שניתן שבה נתעד כל שלב בתהליך.

עמודות מומלצות בטבלה: שם משפחה, שם פרטי (חשוב להפריד על מנת לאפשר חיפוש ע"י סינון וסידור א'-ב'), פרטי התקשרות (טלפון ומייל), עמודה לכל שלב בתהליך (עבר מיון קו"ח, ראיון טלפוני, ראיון וירטואלי, ראיון אישי ראשון, שני, מבחנים, ממליצים וכו'). בתוך כל עמודה יש לציין את סטטוס המועמד, אם עבר את השלב או לא, וציון הערות והתרשמות מילולית בעמודה האחרונה.

לאורך התהליך מומלץ לעדכן כל מועמד בכל שלב, מהו השלב הבא ומה טווח הזמן הצפוי לקיומו.

עם מועמד שלא ממשיך לשלב הבא או שלא נבחר, יש ליצור קשר, להודות לו וליידע אותו בנימוס בדבר ההחלטה השלילית. על פי חוק, יש לעדכן את המועמד עד 14 יום ממועד איוש התפקיד. הקפידו על כך בכדי להימנע מתלונות. ניתן לבצע את הצעד הזה גם במייל, עם מכתב מכבד. 

מועמדים ראויים, אך פחות מתאימים לתפקיד, ניתן לעדכן כי לא היתה התאמה לתפקיד וכי אתם שומרים את הזכות לפנות אליו בעתיד שוב. 

בסוף התהליך, ניתן לעדכן את המועמד הנבחר כי הוחלט לקבלו, ובשלב הזה יש לוודא כי קיימת הבנה הדדית בנוגע לכל הפרטים החשובים בהסכם העבודה, לפני שההסכם נשלח אליו במייל.

ניהול מו"מ והסכם עבודה

את פרטי התנאים העיקריים של הסכם ההעסקה מומלץ לסכם בשיחה מול המועמד, בכדי לאפשר לשני הצדדים לנהל מו"מ תוך כדי התייחסות לעמדתו של הצד השני. 

קיימת חובה לעשות שימוש בהסכם עבודה שעומד בדרישות החוק וכולל את כל מרכיבי השכר, ההפרשות וההטבות הסוציאליות המוגדרים בו (ניתן להתעדכן בכל התנאים הנדרשים באתר 'כל זכות').

מעבר לכך חשוב מאוד להתנהל בצורה שהיא גם הגונה והוגנת כלפי העובד, ואינה נותנת תחושה שמנסים לנצל אותו.

לדוגמא, ניתן להגדיר שההודעה המוקדמת שתינתן על ידי העובד, במקרה שיבחר להתפטר, תהיה ארוכה מן המינימום הנדרש בחוק, במקרה בו אתם חשים כי יידרש זמן רב יותר למצוא מחליף ראוי. במקביל מחייבת ההגינות להגדיר את אותו פרק הזמן למתן הודעה מוקדמת לעובד במקרה בו המעסיק בוחר לסיים את העסקתו. 

מיתוג של הגינות ואנושיות

במציאות של המילניום הנוכחי עברה התרבות של שוק העבודה שינוי מהותי. בעבר היה הכח כמעט בלעדית בידי המעסיקים כיון שעובדים היו ממוקדים במציאת עבודה, כמעט בכל תנאי, והאפשרות לעזוב ולחפש משהו טוב יותר לא היתה מקובלת תרבותית.

כיום שמים עובדים דגש משמעותי על החוויה האישית שלהם, על נוחות (הגעה למקום העבודה ואפשרויות היברידיות), סיפוק שהם חווים בעבודתם, תחושת החיבור לאירגון, והתגמולים הכלכליים שבאים לידי ביטוי בשכר, בהפרשות הסוציאליות ובשלל הטבות שניתן לקבל.

עובד שחש לאורך התהליך כי אינו 'מתחבר' לאירגון או לתרבות האירגונית והיחס הבינאישי שאותו קבל, לא יהסס לסרב להצעת עבודה, גם אם התקבל למשרה שאותה רצה מאוד מלכתחילה.

לכן, אם אין לכם תקציב בכדי למתג את העסק שלכם כמו חברות ההייטק הגדולות, ואין לכם את האפשרות הכלכלית לשלם שכר מאוד גבוה והטבות מפליגות (מימון ארוחות צהרים, מתנות, בונוסים, נסיעות לחו"ל וכו'), חשוב על אחת כמה וכמה להיות הוגנים בשכר אותו אתם מציעים, וחשוב עוד יותר – הקפידו לתת למועמדים את התחושה שזהו מקום עבודה ראוי, נעים, הגון ומכבד.

לאחר שהעובד גויס ונחתם הסכם העסקה, נוכל לחוש סיפוק מן הידיעה שאנו יודעים איך מגייסים עובדים.

ב ה צ ל ח ה !!!